رسائل البريد الإلكتروني وخاصة الرسمية منها تكون العمود الفقاري للكثير من الأعمال، حيث أنها تعتبر وسيلة تواصل أساسية في عصرنا الحالي، لذلك سنعرض عليكم في هذا المقال بعض الأمور التي يفعلها البعض عند كتابة البريد والتي تعتبر خطأً غير مقبول.
أخطاء تجنبها عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية
لا تستخدم الحروف الكبيرة، ولا تبالغ في كتابة “؟؟؟” أو “!!!”
في الرسائل الإنجليزية، استخدامك للحروف الكبيرة يعطي انطباع عن الفظاظة، وكذلك استخدامك المفرِط لعلامات الاستفهام والتعجّب.
انتبه للأخطاء الإملائية، ولا تكتب باللغة العامية
عند كتابتك لبريد رسمي، يفضّل عدم استخدام الكمات العاميّة لأن ذلك يقلل من قيمة الرسالة ويجعلها أقل أهمية.
أعط المستقبِل حقه في الرسالة
عند مخاطبتك للمستقبِل، أعطِه حقه من طريقة مخاطبتك له باستخدامك الصفة المناسبة في حالة كان دكتور أو مهندس على سبيل المثال.
إذا كنت غير مستقِر عاطفيًا، لا تكتب رسالة بريدية
في حالة تلقيك لرسالة أغضبتك على سبيل المثال، ابتعد عن الرد وخذ قسطًا من الراحة قبل أن تقوم بالرد.
حاول أن تقلل من استخدام “الرد للجميع”
عند ردك على بريد جماعي، لا تقم بالرد على الجميع لتركّز أكثر على البريد وعلى رد من يهمك سماع ردهم.
قبل أن ترسِل ملفات مرفقة كبيرة، اسأل المستلِم
عادةً في الرسائل الرسمية، يكون مهمًا أن تعلِم المستقبِل بأنك سترسل رسالة ذات مرفق كبير الحجم قبل إرسالها.
تأكد من أن عنوان البريد يعكس محتواه
من المهم أن تقوم بإرسال بريد واضح في العنوان والتفاصيل، لأن ذلك يعكس صورة عن شخصيتك وطريقة توضيحك للأمور.
كن مهذبًا في حديثك
لو كنت تطلب أمرًا محددًا في البريد، حاول أن تضيف كلمات مثل لو سمحت أو إذا تكرمت، لأنك لو نسيتهم قد يبدو موقفك غير لائقًا.
اختصر الرسائل الرسمية بشكل مناسب
عند كتابتك رسالة بريد رسمية حاول أن تختصرها وتدخل في الموضوع بشكل مباشر دون مبالغات.
ابتعد عن استخدام ال Emojies
مثلها مثل الكلمات العامة، هذه الرموز تعطي انطباع غير احترافي عن البريد، مما يجعله أقل أهمية.
لا تقم بإعادة توجيه البريد دون إضافة توضيحات
عند قيامك بإعادة توجيه بريد ما، قم بتعديله مما يجعله مفهومًا من الطرف المستلِم.
انتبه لوقت إرسال البريد
عند إرسالك بريد رسمي حاول أن ترسله في وقت العمل لتحترم الوقت الشخصي للمستقبِل، وأيضًا اعمل على الرد في وقت قصير من استلام الرسائل.
وقّع في أسفل بريدك بطريقة مناسبة
حاول أن تقوم بحذف الإضافات التي تضيفها بعض الهواتف، مثل “Sent from iPhone”، واكتب اسمك بوضوح في نهاية البريد بدون أي خطأ.
حافظ على خصوصية المستقبِلين
إذا كان أحد المستقبلين شخصية مهمة وبريده غير متوفر للجميع، لا تقم بإرسال البريد له مع مجموعة آخرين، ويمكنك استخدام خاصية BCC لإخفاء بريده.
