الرقمنة والإستعانة بالمصادر الخارجية


للإداريين والتقنيين وأصحاب الأعمال

/

مقدمة:
كان الورق المطبوع في الماضي هو أساس معطيات الإدخال والإخراج لأي نظام. فكانت النماذج تملئ مخازن الأرشيف وتسبب ضيقا للأماكن التي تخزن بها. كان من الصعب إيجاد أي معاملة حيث تكثر إضاعة المعاملات. كانت المعاملات تنطلق في مراحل عديدة ورحلات مريبة بين الأقسام ويحملها أشخاص يطلق عليهم المراسلين. تمر المعاملة في بدايتها بمرحلة الإدخال (Input) وهي مرحلة تعبئة الطلب ومن ثم تمر إلى عملية معالجة البيانات المدخلة في الطلب (Process) لينتج عنها في النهاية بما يسمى بالمخرجات (Output). عملية المعالجة (Process) هي العملية الأكثر طولا وتعقيدا حيث تتكون من عدة توقيعات من الموظفين لتوضيح أن هذه المعاملة مازالت تتدفق في مسارها الصحيح وبدون وجود متطلبات تعيقها. تدفق هذه المعاملات سيأخذ وقتا وجهدا طويلا لإنهائها إضافة إلى ذلك الوقت الذي ستكون فيه هذة المعاملة حبيسة الأدراج في إنتظار دورها أو في إنتظار مزاجية موظف ما لإنهائها، ولهذا السبب ستكون اولى المخرجات هي التأخر في إنهاء المعاملة.

لتجنب حدوث مثل هذا السيناريو المتكرر في أغلب المنظمات سواء كانت جهات حكومية أو خاصة، يجب إيجاد حلول تقنية لتحويل مايسمى بالتعاملات اليدوية إلى مايسمى بالرقمنة أو التعاملات الرقمية (Digitize). عملية الرقمنة بالترجمة الحرفية تعني تحويل العمليات اليدوية إلى عمليات إلكترونية عبر أدوات وتقنيات تسهل إنسيابية المعاملات من وقت إدخالها حتى إنتهائها، حيث تتم معالجتها إلكترونيا من قبل الموظفين المناطين بتلك المعاملة عبر تطبيقات تسهل لهم إنتقالها من قسم إلى آخر، وكذلك لتوضيح مسار تلك المعاملة من بداية دخولها للنظام حتى خروجها منه لتسهيل تتبعها وإمكانية تقييمها في حال حدوث أي خطأ أو فقدان لهذة المعاملة. مايستفاد من عملية الرقمنة هو تقليل الكثير من الموارد المستخدمة لإنهاء المعاملة وكذلك للحد من عمليات التزوير للمعاملات وأيضا للحد من الوقت المستهلك لإنهاء مرحلة كاملة من معالجة معاملة واحدة.
الأمر حتى الآن لاغبار عليه بالنسبة للإيجابيات والفوائد التي ستجنى من جراء هذه العلمية، ولكن السؤال الأهم هو، كم ستكون تكلفة عملية الرقمنة والتحول من العمليات اليدوية إلى العمليات الإلكترونية وصيانتها ومتابعتها بالنسبة للمنشأت الصغيرة؟
بالطبع ستكون التكلفة باهضة الثمن لمن يريد التحول إلى رقمنة التعاملات اليدوية والسبب هو إرتفاع تكاليف التطبيقات والأجهزة لإنشاء البنية التقنية الملائمة والتي ستساهم في عملية التحول وكذلك إرتفاع تكاليف الصيانة وإدارة التقنيات المستخدمة.

ماهو الحل إذا ؟
الحل هو الإستعانة بالمصادر الخارجية أو مايسمى ب (Outsourcing). يتم في هذه العملية توكيل طرف آخر يملك التطبيقات الملائمة لإنشاء وإدارة الأعمال المناطة بالتقنيات المستخدمة مثل الإشراف التقني والمتابعة الدورية للتقنيات ليترك للمنشأت الصغيرة مسألة التركيز على الأعمال الأكثر أهمية مثل التخطيط والإدارة وإتخاذ القرارات لإبقاء المنظمة داخل إطار المنافسة.

متى نقوم بعملية (Outsourcing)؟
تكمن هذه العملية في إعطاء الجزء الأضعف من المنظمة إلى جهة أخرى متخصصة في هذا الجزء لإدارتة وتطويرة بشكل أفضل مما تقوم به المنظمة المالكة لهذا الجزء، حيث سيتم تلافي الأخطاء والمشاكل وتقديم الإستشارات لوجود طاقم مؤهل وإستشاريين متخصصين لإدارة هذا الجزء. مصطلح (Outsourcing) لايعني فقط أن يتم الاستعانة بمصادر خارجية في مجال التقنيات فقط، بل يمكن أن يكون في مجالات اخرى أيضا. على سبيل المثال وبعيدا عن التقنية شركة كيان التابعة لسابك هي شركة متخصصة في مجال البتروكيماويات. تقوم كيان بالتركيز على نطاق عملها في صناعة البتروكيماويات ولكن أحد أهم الأمور التي يجب أن تقوم به كيان هو التقرير المحاسبي وإصدار قائمة المركز المالي. أوكلت كيان هذا الأمر إلى طرف آخر وهي شركة (Deloitte) المتخصصة في الأمور المحاسبية والمالية لتقوم بتدقيق القوائم المالية الخاصة بشركة كيان. تكلفة القيام بهذا الأمر ربما ستكون أكثر بكثير فيما لو قامت كيان بتوظيف محاسبين ليقوموا بنفس العمل التي تقوم به شركة (Deloitte) ولذلك قررت كيان توكيل هذا الأمر لهم للقيام به بشكل أفضل لإمتلاكهم الإستشاريين والخبراء في المجال المحاسبي والمالي ولتقوم كيان بالتركيز على الأعمال الأساسية التي أنشئت من أجله.

إذن، إذا كان هناك جزء ضعيف في منظمتك أو شركتك او حتى موقعك الالكتروني، فلربما كان من الأولى إسنادة إلى شركة أخرى متخصصة لتقوم به بشكل أفضل ولترتقي به ولتترك لك فرصة التركيز على الأمور الأهم للوصول إلى مراكز تنافسية متقدمة.

يزيد الطويل


اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

الرقمنة والإستعانة بالمصادر الخارجية

تسجيل الدخول

كن جزءا من مجتمعنا!

ليس لديك حساب؟
سجل

اعادة تعيين كلمة السر

الرجوع لـ
تسجيل الدخول

سجل

اشترك معنا

الرجوع لـ
تسجيل الدخول